Orange E-mail: Activităţi

Interfaţa Orange E-mail vă permite să vă administraţi informaţiile despre sarcini („activităţi”).

Formatul standard iCalendar este utilizat pentru a prezenta informaţiile despre sarcini, asigurând compatibilitatea cu toţi clienţii groupware bazaţi pe acest standard şi cu aplicaţiile groupware Microsoft Windows, inclusiv Microsoft Outlook (prin componenta MAPI Connector).

Informaţiile despre activităţi/sarcini pot fi accesate prin protocoalele XIMSS şi CalDAV.
Aplicaţiile groupware mai vechi se pot abona la datele despre activităţi/sarcini utilizând metoda HTTP de publicare/abonare (ICS).

Informaţiile despre activităţi/sarcini pot fi exportate ca fişier text în formatul VCALENDAR.

Funcţiile legate de activităţi ale interfeţei Orange E-mail sunt disponibile numai dacă serviciul WebCal este activat din setările contului şi din setările domeniului contului.

Căsuţele poştale pentru activităţi

Căsuţele poştale („foldere”) pentru activităţi pot fi create în contul dvs. utilizând interfaţa Orange E-mail sau o aplicaţie client MAPI (precum Microsoft Outlook). Aceste căsuţe poştale apar pe pagina Mailboxes (Căsuţe poştale). Daţi click pe numele căsuţei poştale de tip activităţi pentru a deschide lista de activităţi.

Căsuţa poştală Main Tasks (Activităţi principale)

Puteţi avea mai multe căsuţe poştale de activităţi în contul dvs., dar numai una dintre acestea are alocat rolul de căsuţă poştală Main Tasks (Activităţi principale). Când acceptaţi o solicitare de repartizare a unei activităţi sau de creare a unei activităţi noi, datele despre activitate sunt stocate în căsuţa poştală Main Tasks (Activităţi principale).

Crearea căsuţelor poştale de activităţi

Pentru a crea o căsuţă poştală pentru activităţi, deschideţi pagina Mailboxes (Căsuţe poştale) şi selectaţi valoarea Tasks (Activităţi) din meniul pop-up Create (Creare). Introduceţi numele căsuţei poştale pentru activităţi pe care doriţi să o creaţi şi daţi click pe butonul Create (Creare):


Parcurgerea listei de activităţi

Puteţi parcurge conţinutul unei căsuţe poştale de activităţi dând click pe numele (legătura) acesteia de pe pagina Mailboxes (Căsuţe poştale).

Pagina de parcurgere Tasks (Activităţi) afişează datele din folderul Tasks (Activităţi) sub forma unui tabel cu programări:

Tabelul utilizează diferite culori pentru activităţile cu prioritatea ridicată, obişnuite şi finalizate. Daţi click pe o activitate pentru a o deschide.

Daţi click pe săgeţile din colţul tabelului pentru a deplasa „fereastra vizibilă” la zile anterioare sau ulterioare şi pentru a parcurge paginile listei de activităţi. Daţi click pe legăturile (+) şi (-) pentru a afişa mai multe sau mai puţine elemente.

Daţi click pe legătura View as Folder (Vizualizare ca folder) pentru a vedea datele din folder sub forma unei căsuţe poştale obişnuite.


Crearea activităţilor

Daţi click pe legătura New Task (Activitate nouă) pentru a crea o activitate nouă. Pagina utilizată pentru a compune activităţi este o variantă modificată a paginii pentru compunerea mesajelor e-mail.

Pagina Task Composing (Compunerea activităţilor) conţine controalele utilizate pentru a specifica datele de început şi de sfârşit pentru activitate, starea de completare a activităţii şi prioritatea acesteia:

Puteţi specifica ora de începere a activităţii şi când trebuie terminată.

Panoul Options (Opţiuni) vă permite să specificaţi opţiunile pentru activitate:

Prioritatea activităţii poate fi High (Ridicată), Normal (Normală) sau Low (Redusă).

Puteţi specifica starea de completare a activităţii. Dacă setaţi opţiunea Complete (Completare) la 100%, activitatea este marcată ca completed (finalizată)..

Dacă selectaţi opţiunea Private Item (Articol privat), această activitate va fi invizibilă pentru alţi utilizatori care au acces la căsuţa dvs. poştală pentru activităţi.

Puteţi specifica subiectul activităţii (rezumatul). Textul din câmpul Subject (Subiect) este utilizat pentru a afişa activitatea pe pagina Task list (Listă activităţi).


Repartizarea activităţilor

Pentru a repartiza o activitate unei alte persoane, adăugaţi o adresă de e-mail la câmpul To (Către):

Când salvaţi sau actualizaţi o activitate, o solicitare Task Assignment (Repartizare activitate) va fi trimisă la adresa specificată. Dacă doriţi să compuneţi sau să actualizaţi o activitate fără a trimite o solicitare de repartizare a activităţii, dezactivaţi opţiunea Send Requests (Trimitere solicitări).

Pagina de compunere a activităţilor afişează o listă a persoanelor cărora le este repartizată activitatea împreună cu datele privind starea de confirmare a acestora. Când primiţi răspunsuri la solicitarea de repartizare a unei activităţi (vezi mai jos), datele privind starea confirmării sunt actualizate. Puteţi de asemenea să setaţi starea manual dacă persoana a răspuns printr-un e-mail fără opţiunea de programare, care nu poate fi procesat automat sau dacă răspunsul a venit prin alte medii, cum ar fi un apel telefonic.

Faceţi clic pe butonul Save (Salvare) pentru a stoca activitatea şi, opţional, pentru a trimite solicitarea de repartizare a activităţii. Dacă aţi deschis pagina de compunere a activităţilor utilizând legătura de pe o pagină de vizualizare a activităţilor, activitatea nou creată este stocată în folderul (căsuţa poştală) a activităţilor respective. În caz contrar, activitatea nou creată este stocată în folderul Main Tasks (Activităţi principale).

Pentru a actualiza datele despre o activitate, deschideţi o activitate existentă din folderul Tasks (Activităţi) şi faceţi clic pe legătura Edit Task (Editare activitate). Când salvaţi activitatea actualizată, solicitarea de repartizare a activităţii este trimisă din nou (cu excepţia cazului în care dezactivaţi opţiunea Send Requests (Trimitere solicitări)).


Răspunsul la solicitările de repartizare a activităţilor

Când deschideţi o scrisoare de solicitare pentru repartizare unei activităţi, sunt afişate butoanele Assignment Reply (Răspuns repartizare):

Dacă daţi click pe butonul Accept (Acceptare) sau Tentative (Încercare), organizatorul activităţii va primi un răspuns pozitiv şi activitatea va fi copiată în folderul (căsuţa poştală) dvs. Main Tasks (Activităţi principale).

Dacă daţi click pe butonul Decline (Respingere), organizatorul activităţii va primi un răspuns negativ şi activitatea nu va fi stocată în folderul Main Tasks (Activităţi principale).

Dacă doriţi, puteţi introduce un comentariu în câmpul text al panoului.

Dacă daţi click pe oricare dintre butoanele Accept (Acceptare)/Tentative (Încercare)/Decline (Respingere), scrisoarea originală de solicitare este ştearsă.


Actualizarea stării activităţii

Când o activitate repartizată este stocată în folderul Tasks (Activităţi), este recomandat să retrimiteţi o confirmare organizatorului activităţii. Deschideţi folderul Tasks (Activităţi) şi deschideţi activitatea dorită. Vor fi afişate butoanele de răspuns la repartizare.

Daţi click pe butonul Accept (Acceptare) sau Tentative (Încercare) pentru a trimite un răspuns pozitiv organizatorului activităţii.

Pentru a actualiza starea de completare a activităţii, setaţi noua valoare Complete (Completat) şi faceţi clic pe butonul Update Status (Actualizare stare). Copia dvs. după activitatea repartizată este actualizată şi răspunsul „in-process” (în curs de desfăşurare) sau „completed” (finalizat) este trimis organizatorului activităţii.

Puteţi alege să nu efectuaţi o activitate repartizată pe care aţi confirmat-o deja. Deschideţi activitatea din folderul Tasks (Activităţi) şi faceţi clic pe butonul Decline (Respingere). Organizatorul activităţii va primi un răspuns negativ şi activitatea va fi eliminată din folderul dvs. Tasks (Activităţi).


Anularea activităţilor

Dacă sunteţi organizatorul activităţii repartizate, puteţi anula activitatea deschizând-o şi dând click pe butonul Cancel Task (Anulare activitate):

Un mesaj de anulare va fi trimis persoanelor cărora le-aţi repartizat activitatea şi aceasta va fi eliminată din folderul dvs. Tasks (Activităţi).

Puteţi deschide o activitatea existentă şi elimina anumite persoane cărora le-a fost repartizată. Când stocaţi activitatea, un mesaj de anulare va fi trimis tuturor persoanelor eliminate.


Procesarea răspunsurilor la repartizarea activităţilor

Când primiţi un răspuns la solicitarea de repartizare a unei activităţi, va apărea butonul Update Assignee Status (Actualizare stare participanţi).

Daţi click pe acest buton pentru a modifica starea de participare pentru activitatea stocată în folderul Main Tasks (Activităţi principale) şi pentru a şterge acest mesaj de răspuns.

Când primiţi un mesaj de anulare pentru o activitate pe care aţi acceptat-o, va apărea butonul Cancel Task (Anulare activitate):

Daţi click pe acest buton pentru a elimina activitatea din folderul Main Tasks (Activităţi principale).


Setările activităţilor

Paginile de setări vă permit să specificaţi opţiunile pentru activităţi.

Puteţi specifica numele căsuţei poştale Main Tasks (Activităţi principale):

Panoul Tasks View (Vizualizare activităţi) vă permite să personalizaţi browserul pentru activităţi:


Importul şi exportul datelor de activităţi

Pentru a importa date despre activităţi într-o căsuţă poştală pentru activităţi, deschideţi pagina Folder Management (Administrare folder) a acesteia. Pagina conţine controlul Import Tasks Data (Import date activităţi):

Utilizaţi butonul Browse (Parcurgere) pentru a selecta un fişier text cu date de tip vCalendar sau iCalendar şi daţi click pe butonul Import Tasks Data (Import date activităţi).

Dacă există o eroare în formatul fişierului text, va fi afişat un mesaj de eroare pentru a indica linia de text care a determinat problema şi datele nu vor fi importate (chiar dacă unele elemente de date iCalendar au fost procesate fără eroare).

Pentru a exporta date despre activităţi în format iCalendar, daţi click pe legătura Export Tasks Data (Export date activităţi).