WebMail: Calendar

Interfaţa Orange E-mail vă permite să gestionaţi informaţiile cu privire la calendar (întâlniri, programări, evenimente etc.)

Formatul standard iCalendar este utilizat pentru a prezenta informaţiile despre calendar, asigurând compatibilitatea cu toţi clienţii groupware bazaţi pe acest standard şi cu aplicaţiile groupware Microsoft Windows, inclusiv Microsoft Outlook (prin componenta MAPI Connector).

Informaţiile din calendar pot fi accesate prin protocoalele XIMSS şi CalDAV.
Aplicaţiile groupware mai vechi se pot abona la datele din calendar utilizând metoda HTTP de publicare/abonare (ICS).

Informaţiile din calendar pot fi exportate sub forma unui fişier text, în formatul VCALENDAR.

Funcţiile calendarului oferit de interfaţa WebUser sunt disponibile doar în cazul în care serviciul WebCal este activat în setările contului şi în setările domeniului contului.

Căsuţele poştale tip calendar

Căsuţele poştale („foldere”) tip calendar pot fi create în contul dvs. utilizând interfaţa Orange E-mail sau o aplicaţie tip MAPI (precum Microsoft Outlook). Aceste căsuţe poştale vor apărea pe pagina Mailboxes (Căsuţe poştale). Daţi click pe o căsuţă poştală tip calendar pentru a deschide un calendar.

Căsuţa poştală Main Calendar (Calendar principal)

Puteţi deţine mai multe căsuţe poştale tip calendar în cont, dar doar uneia dintre acestea îi este atribuit rolul de căsuţă poştală Main Calendar (Calendar principal). Atunci când acceptaţi o invitaţie sau creaţi o solicitare nouă cu privire la o programare sau o întâlnire, datele din calendar vor fi sortate în căsuţa poştală a calendarului principal.

Atunci când căsuţa poştală Main Calendar (Calendar principal) este actualizată, interfaţa CommuniGate Pro WebUser va elimina informaţiile existente cu privire la stare (liber sau ocupat) şi va şterge fişierul freebusy.vfb din File Storage (spaţiul de stocare pentru fişiere). Atunci când o persoană încearcă să acceseze fişierul respectiv, acesta va fi reconstruit utilizând informaţiile modificate stocate în căsuţa poştală Main Calendar (Calendar principal).

Crearea căsuţelor poştale tip calendar

Pentru a crea o căsuţă poştală tip calendar, deschideţi pagina Mailboxes (Căsuţe poştale) şi selectaţi valoarea Calendar (Calendar) din meniul pop-up Create (Creare). Introduceţi un nume pentru căsuţa poştală pe care doriţi să o creaţi şi apoi daţi click pe butonul Create (Creare):


Parcurgerea calendarelor

Puteţi parcurge conţinutul unui calendar dând click pe numele (legătura) acestuia, aflat pe pagina Mailboxes (Căsuţe poştale).

Pagina de parcurgere a calendarelor afişează datele din folderul calendarelor sub forma unui tabel cu programări:

Display

În tabel sunt utilizate diverse culori pentru zilele şi orele lucrătoare şi nelucrătoare şi sunt afişate toate evenimentele şi întâlnirile programate. Pentru a deschide un eveniment, daţi click pe acesta.

Daţi click pe săgeţile din colţul tabelului pentru a deplasa „fereastra vizibilă”, astfel încât să fie afişate ore sau zile anterioare sau următoare. Daţi click pe legăturile (+) şi (-) pentru a afişa mai multe sau mai puţine elemente.

Elementele <==> şi >==< vă permit să controlaţi cadrul temporar utilizat. Specificând cadre temporare mai vaste, veţi putea vedea intervale mai mari de timp într-o fereastră de dimensiuni reduse, dar, în acest caz, evenimentele ajustabile pot fi afişate ca fiind conflictuale.

Daţi click pe legătura View as Folder (Vizualizare ca folder) pentru a vizualiza datele sub forma unei căsuţe poştale obişnuită.

Calendarul lunar afişează luna curentă şi vă permite accesarea rapidă a unei anumite zile, printr-un simplu click pe numărul acesteia:

Puteţi utiliza legăturile sub formă de săgeţi pentru a accesa lunile anterioare sau următoare.

Alternative display

În cazul în care există 2 evenimente care intră în conflict în cadrul folderului calendar, celulele din tabel aferente acestora vor fi evidenţiate (precum celula care conţinea evenimentul Conf Call de mai sus). Legătura [X] poate fi utilizată pentru a deschide un eveniment care face obiectul unui conflict.
Notă: este posibil ca două evenimente să fie afişate ca şi conflictuale chiar dacă perioadele de timp aferente acestora nu se intersectează. Aceasta se datorează vizualizării prea „neprelucrate” a calendarului, fapt care face imposibilă afişarea separată a evenimentelor respective. De exemplu, dacă evenimentul A are loc între orele 8:00 şi 9:00, iar evenimentul B are loc între orele 9:00 şi 10:00 şi perioada de timp afişată de calendar este de 2 ore, ambele evenimente vor fi incluse în aceeaşi celulă de tabel. Prin urmare, respectiva celulă (8:00-10:00) va fi evidenţiată, conţinând un singur eveniment (A) şi legătura [X], utilizată pentru a deschide evenimentul B.


Crearea evenimentelor în calendar

Daţi click pe legătura New Event (Eveniment nou) pentru a crea un nou eveniment în calendar. Pagina utilizată pentru a compune evenimente este o versiune modificată a paginii de compunere a e-mailurilor.

Pagina de compunere a evenimentelor conţine controalele utilizate pentru specificarea orei la care are loc respectivul eveniment:

Puteţi specifica ora de începere a evenimentului, precum şi durata acestuia. Pentru a compune un eveniment care durează o zi întreagă, selectaţi caseta de validare All-Day Event (Eveniment pe toată durata zilei).

Panoul Options (Opţiuni) vă permite să specificaţi opţiunile cu privire la eveniment:

Prioritatea acordată evenimentului poate fi High (Ridicată), Normal (Normală) sau Low (Redusă).

De asemenea, puteţi specifica modalitatea de marcare a evenimentului în cadrul datelor de stare (liber sau ocupat). Ora evenimentului poate fi marcată ca Free (Liber), Busy (Ocupat), Tentative (Nesigur) sau Out of Office/Unavailable (În deplasare/Indisponibil).

În cazul în care selectaţi opţiunea Private Item (Articol confidenţial), acest eveniment nu va putea fi vizualizat de către alţi utilizatori care au acces la căsuţa dvs. poştală calendar.

Puteţi specifica locaţia şi subiectul (rezumatul) evenimentului. Textul pentru subiect va fi utilizat pentru a afişa evenimentul pe pagina de vizualizare a calendarului.

Pentru a organiza o întâlnire, adăugaţi participanţii în câmpurile To (Către), Optional (Opţional) şi Inform (De informat):

Atunci când salvaţi sau actualizaţi o întâlnire, o solicitare va fi trimisă către toţi participanţii. Dacă doriţi să compuneţi sau să actualizaţi o întâlnire fără a trimite solicitări, dezactivaţi opţiunea Send Requests (Trimitere solicitări).

Pagina de compunere a evenimentelor va afişa o listă cu toţi participanţii specificaţi, precum şi datele cu privire la starea confirmării acestora. Atunci când primiţi răspunsuri la solicitarea de întâlnire (consultaţi secţiunea de mai jos) datele stării de confirmare a participantului care a oferit răspuns vor fi actualizate. De asemenea, puteţi seta această stare în mod manual, în cazul în care respectivul participant a oferit răspunsul utilizând un e-mail neacceptat de către calendar şi care nu poate fi procesat automat sau dacă a oferit răspunsul prin alte mijloace, precum un apel telefonic.

Daţi click pe butonul Show Availability (Afişare disponibilitate) pentru a afişa informaţiile de stare (liber sau ocupat) ale participantului:

Daţi click pe butonul Save (Salvare) pentru a stoca evenimentul şi pentru a trimite solicitări de întâlnire către participanţii la eveniment. În cazul în care aţi deschis pagina de compunere a evenimentelor utilizând o legătură aflată pe o pagină de vizualizare a calendarului, evenimentul creat va fi stocat în respectivul folder (căsuţă poştală). În caz contrar, evenimentul va fi stocat în folderul calendarului principal.

Puteţi deschide un eveniment existent în folderul Calendar. Apoi, făcând clic pe legătura Edit Event (Editare eveniment), puteţi actualiza datele cu privire la respectivul eveniment. Atunci când salvaţi evenimentul actualizat, participanţii vor primi din nou invitaţii (în cazul în care nu dezactivaţi opţiunea Send Requests (Trimitere solicitări)).

Crearea evenimentelor recurente

Puteţi crea un eveniment recurent – un eveniment care se repetă la anumite date specificate. Selectaţi modul de frecvenţă şi apoi faceţi clic pe butonul Add Recurrence (Adăugare recurenţă) (consultaţi secţiunea de mai sus). Sunt disponibile următoarele modele de recurenţă:

  • zilnic sau la fiecare a N-a zi Se utilizează frecvenţa Daily (Zilnic):

  • în fiecare săptămână sau la fiecare a N-a săptămână, în zilele specificate. Se utilizează frecvenţa Weekly (săptămânal):

  • în fiecare lună sau în fiecare a N-a lună, în ziua specificată. Se utilizează frecvenţa Monthly by Day (lunar, în ziua specificată):

  • în fiecare lună sau la fiecare a N-a lună, în săptămâna specificată şi în zilele specificate. Se utilizează frecvenţa Monthly by WeekDay (lunar, în zilele specificate ale săptămânii):

  • în fiecare an sau în fiecare al N-lea an, în ziua specificată. Se utilizează frecvenţa Yearly by Day (anual, în ziua specificată):

  • în fiecare an, în zilele menţionate din săptămâna specificată. Se utilizează frecvenţa Yearly by WeekDay (anual, în anumite zile ale unei săptămâni):

Utilizaţi controlul End By (Încheiere la) pentru a specifica data de încheiere a recurenţei evenimentului. Dacă selectaţi valoarea Never (Niciodată), recurenţa va continua la infinit.

Pentru a reveni la un eveniment unic, daţi click pe butonul Remove Recurrence (Eliminare recurenţă).


Răspunsul la solicitările de întâlnire

Atunci când deschideţi un mesaj care conţine o solicitare de întâlnire, sunt afişare butoanele pentru Event Reply (Răspuns eveniment):

Dacă daţi click pe butonul Accept (Acceptare) sau Tentative (Încercare), organizatorul evenimentului va primi un răspuns pozitiv şi evenimentul va fi copiat în folderul (căsuţa poştală) dvs. Main Calendar (Calendar principal).

Dacă daţi click pe butonul Decline (Respingere), organizatorul evenimentului va primi un răspuns negativ şi evenimentul nu va fi stocat în folderul Main Calendar (Calendar principal).

Dacă doriţi, puteţi introduce un comentariu în câmpul text al panoului.

Dacă daţi click pe oricare dintre butoanele Accept (Acceptare)/Tentative (Încercare)/Decline (Respingere), scrisoarea originală de solicitare este ştearsă.


Reconfirmarea şi respingerea solicitărilor acceptate

Atunci când un eveniment este stocat în folderul pentru calendar, este recomandat să retrimiteţi o confirmare către organizatorul evenimentului. Deschideţi folderul pentru calendar şi apoi deschideţi evenimentul. Din nou vor fi afişate butoanele Event Reply (Răspuns eveniment). Pentru a trimite un răspuns pozitiv către organizatorul evenimentului, daţi click pe butoanele Accept (Acceptare) sau Tentative (Încercare).

Puteţi alege să nu participaţi la un eveniment pe care l-aţi confirmat deja. Deschideţi evenimentul aflat în folderul pentru calendar şi apoi daţi click pe butonul Decline (Respingere). Organizatorul evenimentului va primi un răspuns negativ, iar evenimentul va fi eliminat din folderul pentru calendar.


Anularea unui eveniment şi eliminarea participanţilor

În cazul în care sunteţi organizatorul unui eveniment, puteţi anula acest eveniment deschizând evenimentului respectiv din calendar şi dând click pe butonul Remove Event From Calendar (Eliminare eveniment din calendar):

Mesajul de anulare va fi trimis către toţi participanţii, iar evenimentul va fi eliminat din folderul calendarului.

Aveţi posibilitatea de a deschide un eveniment existent în folderul calendarului şi elimina o parte din participanţi. Atunci când stocaţi respectivul eveniment, mesajul de anulare va fi trimis către toţi participanţii pe care i-aţi eliminat.


Procesarea răspunsurilor cu privire la eveniment

Atunci când primiţi un răspuns la mesajul de solicitare a unei întâlniri, va apărea butonul Update Attendee Status (Actualizare stare participant):

Daţi click pe acest buton pentru a schimba starea participantului la evenimentul stocat în folderul calendarului principal şi pentru a şterge acest mesaj de răspuns.

Atunci când primiţi un mesaj de anulare pentru un eveniment la care aţi acceptat să participaţi, va apărea butonul Remove Event From Calendar (Eliminare eveniment din calendar):

Daţi click pe acest buton pentru a elimina evenimentul respectiv din folderul calendarului principal.


Setări pentru calendar

Paginile Settings (Setări) vă permit să specificaţi opţiunile cu privire la calendar.

Puteţi specifica o denumire pentru căsuţa poştală Main Calendar (Calendar principal):

Puteţi specifica parametrii cu privire la săptămâna lucrătoare: ore lucrătoare, prima zi a săptămânii, zilele lucrătoare (pentru a specifica zile lucrătoare personalizate, setaţi meniul pop-up la opţiunea Custom (Personalizat) şi apoi faceţi clic pe butonul Update (Actualizare)):

Panoul Calendar View (Vizualizare calendar) vă permite să personalizaţi parcurgerea calendarului:

Datele din Main Calendar (Calendar principal) vor fi utilizate pentru a genera informaţiile dvs. privind starea Free/Busy (liber/ocupat). Utilizaţi panoul Free/Busy Publishing (Publicare liber/ocupat) pentru a specifica perioada de timp acoperită de informaţiile cu privire la stare:


Importul şi exportul datelor din calendar

Pentru a importa datele din calendar într-o căsuţă poştală tip calendar, deschideţi pagina de administrare a căsuţei poştale respective. Pagina cuprinde controlul Import Calendar Data (Import date calendar):

Utilizaţi butonul Browse (Parcurgere) pentru a selecta un fişier text cu date vCalendar sau iCalendar, iar apoi daţi click pe butonul Import Calendar Data (Import date calendar).

Dacă există o eroare în formatul fişierului text, va fi afişat un mesaj de eroare pentru a indica linia de text care a determinat problema şi datele nu vor fi importate (chiar dacă unele elemente de date din calendar au fost procesate fără eroare).

Toate fişierele de import de tipul iCalendar care au asociată metoda CANCEL (ANULARE) sunt utilizate pentru a elimina articolele existente din căsuţa poştală tip calendar. Toate celelalte articole sunt „publicate” în căsuţa poştală, adică sunt stocate în aceasta, în timp ce toate articolele cu UID identic sunt eliminate.

Pentru a exporta datele din calendar în formatul iCalendar, faceţi clic pe legătura Export Calendar Data (Export date calendar).


Procesarea automată a solicitărilor

Puteţi seta contul astfel încât să creeze programări pentru anumite resurse, precum o sală de conferinţe, maşina companiei etc.

Atunci când este creat un cont denumit LargeConfRoom@mycompany.com, conectaţi-vă la acest cont şi asiguraţi-vă că are o căsuţa poştală Main Calendar (Calendar principal) (puteţi crea un eveniment de test, la procesarea căruia va fi creat calendarul principal, care conţine respectivul eveniment).

Apoi, deschideţi pagina Reguli şi creaţi următoarea regulă tip Process Requests (Procesare solicitări):

Acţiunea Accept Request Rule (Regulă de acceptare a solicitărilor) analizează mesajul de intrare şi încearcă să găsească un obiect de tipul Calendar Event Request (Solicitare eveniment calendar) sau Calendar Event Cancel (Anulare eveniment calendar). În cazul în care mesajul nu conţine astfel de obiecte, această regulă nu are efect şi următoarea acţiune respinge mesajul şi trimite un raport de eroare către expeditor.

În cazul depistării unei solicitări cu privire la un eveniment, acţiunea Accept Request Rule (Regulă de acceptare a solicitărilor) deschide căsuţa poştală Calendar specificată ca parametru al regulii. În cazul în care parametrul nu conţine date, va fi deschisă căsuţa poştală Main Calendar (Calendar principal)
Apoi, regula va verifica ca evenimentul solicitat să nu se suprapună cu alte evenimente din calendar. În cazul în care se găseşte o astfel de suprapunere, un răspuns negativ cu privire la eveniment va fi trimis către organizator. Acest răspuns va conţine numele organizatorului evenimentului suprapus. Mesajul de intrare va fi abandonat şi procesarea regulilor se va încheia.

În cazul în care nu este găsit un eveniment suprapus în calendar, mesajul va fi copiat în calendarul principal, iar organizatorul evenimentului respectiv va primi un răspuns pozitiv. Informaţiile privind starea Free/Busy (Liber/Ocupat) a contului vor fi actualizate. Mesajul de intrare va fi abandonat şi procesarea regulilor se va încheia. The incoming message is discarded, and Rule processing stops.

Puteţi specifica prefixul [ignore-conflicts] (ignorare conflicte) în câmpul parametrului de acţiune al regulii. Astfel, acţiunea Accept Request Rule (Regulă de acceptare a solicitărilor) nu va verifica eventualele evenimentele suprapuse.

Puteţi acorda anumitor persoane dreptul de a prelua o perioadă de timp, chiar dacă aceasta a fost rezervată de către o altă persoană. Va trebui să creaţi o regulă diferită (denumită, de exemplu, „Procesare solicitări VIP” ), căreia să îi atribuiţi o prioritate superioară:

Dacă un mesaj este procesat utilizând acţiunea Accept Request Rule (Regulă de acceptare a solicitărilor) împreună cu parametrul [force] (Forţare) şi este depistat un eveniment suprapus în calendar:

  • dacă evenimentul suprapus nu este recurent sau dacă evenimentul nou creat este recurent, evenimentul suprapus va fi eliminat şi organizatorul acestuia va primi un răspuns negativ.
  • dacă evenimentul suprapus este recurent şi evenimentul nou creat nu este recurent, data excepţie va fi adăugată la evenimentul suprapus.